الإدارة العامة المشتريات والمخازن

وتختــــــــــــص بالأعمــــــال التاليـــــة:-

·   الاشتراك مع مسئولين بالجامعة فى رسم سياسة الشراء التى تكفل حصول الجامعة ووحداتها المختلفة على ما يلزم من مستلزمات سلعية وذلك فى ضوء المقترحات الواردة من الكليات والوحدات المختلفة .

·   تجميع كافة الاحتياجات من مختلف الاصناف كما ونوعا والرجوع الى  ادارة المخزون السلعي لمعرفة الموجود منها لتحديد المطلوب شراؤه

·    دراسة السوق المحلى وعمل اوامر الشراء للممارسات المختلفة والشراء باقل الاسعار وأجود الاصناف وبأفضل الشروط

·    مباشرة اجراء المناقصات والمزايدات وعمليات الشراء بالأمر المباشر والشراء بالممارسة واجراء كافة التعاقدات .

·    طرح المناقصات العامة واستلام مظاريف العطاء وفتحها وتفريغها وقيدها

·    امساك سجلات الموردين الفواتير والعقود والتأمينات وأوامر التوريد.

·    تنفيذ لائحة المخازن والقوانين والمنشورات واللوائح المنظمة لعملية الشراء .

·   اعداد التقارير اللازمة لخطة المشتريات والعرض على السلطة المختصة وابداء الرأي واعتمادها .

·   اعداد الخطة المالية للمستلزمات السلعية فى ضوء الاحتياجات الفعلية للجامعة .

·    دراسة السوق الأجنبي فيما يختص بالمشتريات والاصناف التى لا يوجد لها تصنيع محلى .

·    اتخاذ الاجراءات التى تلزم اعمال المشتريات المحلية والاجنبية .

·   متابعة مطابقة الاصناف الواردة  طبقا لأوامر التوريد الصادرة واثبات حالتها .

·   امساك دفاتر عهد المخازن بأنواعها وقيد جميع الاصناف المستديمة الواردة والمنصرفة واتخاذ اجراءات فحصها بغرض مطابقتها للمواصفات وتحرير اذون الاستلام .

·    تخزين الاصناف المشتراه طبقا للوائح والقوانين المخزنية  المعمول بها

·    متابعة العمليات الخاصة بالسلع المرفوضة و غير مطابقة للمواصفات واعادة ارسالها للمورد .

·    اعداد بطاقات بالأصناف المخزنة ومتابعة حركة الصنف لمعرفة الاصناف الراكدة والمتراكمة .

·   استلام العهد الراكدة المستعملة والكهنة وتجميعها وعمل الاجراءات اللازمة للتخلص منها بإعادة  تصنيفها أو ابلاغ الهيئة العامة للخدمات الحكومية – الهيئة العامة للمبيعات لبيعها بالمزاد العلني.

·   المشاركة مع المسئولين فى اعداد التعليمات الخاصة بالحفظ وحضور المزاد العلني .

·    متابعة استلام الاصناف الراكدة والمستعملة والجديدة المستغنى عنها .

·     متابعة المطابقة الدورية بين دفاتر الشطب بحسابات المخازن ودفاتر امناء المخازن .

·     امساك دفاتر حسابات المخازن .

·   الاشراف على المخازن الفرعية والمشاركة فى لجان الجرد ومعالجة الزيادة والعجز طبقا للقوانين المخزنية .

·    التأكد من ان عمليات الصرف تتم طبقا للتعليمات المحددة للصرف .

·     أية أعمال اخرى ذات علاقة بأعمال الوظيفة .

أولا :- إدارة المشتريات:

وتختص بالأعمال التالية:-

·  الاشتراك مع المسئولين بالجامعة فى رسم سياسة الشراء التى تكفل حصول الجامعة ووحداتها المختلفة على ما يلزم من مستلزمات سلعية وذلك فى ضوء المقترحات الواردة من الكليات والوحدات المختلفة.

·   جمع كافة الاحتياجات من مختلف الأصناف كماً ونوعاً والرجوع للمخازن لمعرفة الموجود منها وتحديد المطلوب شراؤه.

·   القيام بدراسة السوق المحلى وعمل أوامر الشراء بالممارسات المختلفة والشراء بأقل الأسعار لأجود الأصناف وبأقل الشروط.

·   إجراء المناقصات والمزايدات وعمليات الشراء بالأمر المباشر والشراء بالممارسة وإجراء كافة التعاقدات.

·   القيام بطرح المناقصات العامة واستلام مظاريف العطاء وفتحها وتفريغها وقيدها.

·    الاشراف على  سجلات الموردين والفواتير والعقود والتأمينات وأوامر التوريد.

·    تنفيذ لائحة المخازن والقوانين والمنشورات واللوائح المنظمة لعمليات الشراء .

·    اعداد التقارير اللازمة لخطة المشتريات والعرض على السلطة المختصة لإبداء الرأي.

·   المشاركة فى إعداد الخطة المالية للمستلزمات السلعية فى ضوء المؤشرات العامة والاحتياجات الفعلية للجامعة.

·    دراسة السوق الأجنبي فيما يختص بالمشتريات للأصناف التى لا يوجد لها تصنيع محلى.

·    اتخاذ الإجراءات التى تلزم أعمال المشتريات المحلية والأجنبية.

·     متابعة مطابقة الأصناف الواردة طبقاً لأوامر التوريد الصادرة وإثبات حالتها.

·     أية مهام اخرى ذات علاقة بطبيعة عمل الوظيفة.

ثانيا :- إدارة المـــــخازن:

وتختص بالأعمــــــال التاليـــــــــة:-

·   متابعة مطابقة الأصناف الواردة طبقاً لأوامر التوريد الصادرة وإثبات حالتها.

·   امساك دفاتر عهد المخازن وقيد جميع الأصناف الواردة والمنصرفة واتخاذ إجراءات فحصها بغرض مطابقتها للمواصفات وتحرير أذون الاستلام.

·    تخزين الأصناف المشتراه طبقاً للقواعد الفنية للتخزين حسب نوع وطبيعة السلعة.

·    الاشراف على العمليات الخاصة بالسلع الغير مطابقة للمواصفات وإعادة إرسالها للمورد.

·     اعداد  بطاقات للأصناف ومتابعة حركة الصنف لمعرفة الأصناف الراكدة والمتحركة.

·   استلام العهد الراكدة المستعملة والكهنة وتجميعها وعمل الإجراءات اللازمة للتخلص منها بإعادة  تصنيفها أو بيعها بالمزاد العلني

·   المشاركة مع المسئولين فى إعداد التعليمات الخاصة بالحفظ وحضور المزاد العلني.

·   استلام الأصناف الراكدة والغير صالحة للعمل وإبداء الأسباب التى أدت إلى عدم صلاحيتها أو ارتدادها لتلاشى ذلك مستقبلاً.

·    متابعة المطابقة الدورية بين دفاتر الشطب ودفاتر المخازن.

·    امساك دفاتر حسابات المخازن.

·    الاشراف على المخازن الفرعية والمشاركة فى لجان الجرد وفحص الأصناف.

·     التأكد من أن عمليات الصرف تتم طبقاً للتعليمات والمواعيد المحددة للصرف.

·     أية مهام اخرى ذات علاقة بطبيعة عمل الوظيفة.